Ц
Ц

Решение Коллегии службы по делам архивов ЯНАО от 3 декабря 2013 года

О работе государственного и муниципальных архивов по внедрению информационных технологий и созданию справочно-поисковых средств к архивным документам в Ямало-Ненецком автономном округе

Концепцией долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 года, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.11.2008 № 1662-р, для достижения результатов в культурной политике России в качестве приоритетных направлений выделены перевод архивных фондов в электронный вид, создание инфраструктуры доступа населения к ним с использованием сети Интернет.

Поэтому вопрос развития отраслевой информационной инфраструктуры, в первую очередь обеспечивающей новые возможности использования архивных фондов и потребности граждан в получении информации остается важнейшим на повестке дня архивистов.

Внедрение информационных технологий в деятельность архивов в автономном округе осуществляется по следующим направлениям:

  • создание и наполнение Единой информационно-поисковой системы электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа;
  • ведение учета документов Архивного фонда Российской Федерации в программном комплексе «Архивный фонд»;
  • осуществление приема запросов заявителей о предоставлении государственной или муниципальной услуги по электронной почте, на интернет-сайте, в государственных информационных системах «Региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций) Ямало-Ненецкого автономного округа» (www.pgu-yamal.ru) и «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (www.gosuslugi.ru).
  • создание научно-справочного аппарата к архивным документам в автоматизированном режиме (фотокаталоги, картотеки решений администраций сельских советов, гор(рай)исполкомов, администраций муниципальных образований и др.).

В рамках окружной долгосрочной целевой программы «Развитие информационного общества и формирование электронного правительства Ямало-Ненецкого автономного округа на 2011 - 2013 годы» и ведомственной целевой программы «Документальное наследие Ямало-Ненецкого автономного округа (2011-2013 годы)» в деятельность архивов в автономном округе внедряется Единая информационно-поисковая система электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – ЕИПС ЭА ЯНАО). С 2012 года промышленная эксплуатация ЕИПС ЭА ЯНАО осуществляется в восьми архивах (ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа», архивах городов Губкинский, Лабытнанги, Муравленко, Надым, Новый Уренгой, Ноябрьск, Салехард). В архивах муниципальных районов автономного округа в настоящее время идет установка оборудования и программного обеспечения. По состоянию на 01.12.2013 в Государственном архиве Ямало-Ненецкого автономного округа, в архивах городских округов в автономном округе в программу загружены скан-образы описей дел. Архивы городов Лабытнанги, Муравленко, Надым самостоятельно освоили процесс сканирования дел, за период 2011-2013 годы оцифровано 1175 дел (Надым – 492 дела, Лабытнанги – 407 дел, Муравленко – 276 дел). Модуль «Читальный зал» с доступом пользователей через сеть Интернет функционирует только в архиве города Муравленко. В связи с чем, Коллегия отмечает, что архивам в автономном округе следует обеспечить доступ пользователей к модулю «Читальный зал» через сеть Интернет, разместив ссылки на ЕИПС ЭА ЯНАО на официальных сайтах администраций органов местного самоуправления автономного округа.

Функционирование модуля «Запросы» реализовано в деятельности пяти архивов (ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа», городов Губкинский, Лабытнанги, Надым, Муравленко). Архивы городов Новый Уренгой, Ноябрьск, Салехард используют в настоящее время для регистрации запросов другие программные продукты. С установкой системного оборудования к освоению модуля «Запросы» в ЕИПС ЭА ЯНАО приступят архивы Ямальского, Шурышкарского, Пуровского, Красноселькупского, Приуральского, Тазовского районов.

Реализация мероприятий, предусмотренных ведомственной целевой программой «Документальное наследие Ямало-Ненецкого автономного округа (2011-2013 годы)» и начальный этап создания ЕИПС ЭА ЯНАО в Государственном архиве Ямало-Ненецкого автономного округа, архивах администраций городских округов автономного округа были направлены в первую очередь на наполнение электронного архива архивными справочниками (описи дел, картотеки), освоение регистрации запросов пользователей и контроля за их исполнением в новой программе.

Результат внедрения информационных технологий в деятельность архивов в автономном округе в значительной степени зависит от качества и полноты справочно-поисковых средств к архивным документам. По инициативе и непосредственном методическом руководстве службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа архивы в автономном округе начали разработку кратких справочников по фондам. В период с 2007 по 2012 годы архивами городов Лабытнанги, Ноябрьск, Новый Уренгой, Муравленко, Шурышкарского района изданы краткие справочники по фондам в автономном округе, архивами городов Губкинский, Надым, Пуровского, Красноселькупского, Приуральского районов изданы краткие справочники по фондам. В текущем году завершена работа по подготовке справочников архивами города Салехарда, Тазовского, Ямальского районов в сотрудничестве со службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа и доктором исторических наук, профессором Тюменского государственного университета, Петровой Валентиной Павловной.

В процессе подготовки межархивного краткого справочника по фондам Ямало-Ненецкого автономного округа архивами при участии службы по делам архивов автономного округа была проведена работа по уточнению наименований архивных фондов, внесению изменений в учетные документы, базу данных ПК «Архивный фонд». Межархивный краткий справочник по фондам Ямало-Ненецкого автономного округа подготовлен на основе Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (М., 2007). Коллегия отмечает, что архивам следует продолжить работу по систематическому обновлению изданных кратких справочников по фондам, а также руководствоваться при подготовке справочников Единым классификатором документной информации Архивного фонда Российской Федерации (М., 2007) и методическими рекомендациями «Подготовка архивных путеводителей» (ВНИИДАД, М., 2011).

Обязательным элементом системы научно-справочного аппарата архива являются каталоги. Архивами в автономном округе созданы следующие виды каталогов: фотокаталог, картотеки решений местных Советов (районных, городских) и их исполнительных комитетов, картотеки постановлений и распоряжений администраций муниципальных образований и др.

В архивах Красноселькупского района, города Ноябрьск, Надыма и Надымского района фотокаталоги ведутся в автоматизированном виде.

Картотеки решений местных Советов (районных, городских) и их исполнительных комитетов завершены всеми архивами, за исключением архивов Тазовского и Шурышкарского районов. Продолжено пополнение картотек решений администраций муниципальных образований архивами городов Губкинского, Лабытнанги, районов Красноселькупского, Приуральского, Тазовского. По состоянию на 01.12.2013 пять архивов (ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа», городов Губкинский, Лабытнанги, Надым, Новый Уренгой, Муравленко обеспечили импорт в ЕИПС ЭА ЯНАО автоматизированных картотек решений гор(рай)исполкомов. Архивами городов Губкинский, Лабытнанги, Муравленко, районов Красноселькупского, Приуральского, Тазовского ведутся картотеки постановлений и распоряжений администраций муниципальных образований. Остальными архивами в автономном округе создание указанной картотеки на бумажном носителе приостановлено ы связи с внедрением ЕИПС ЭА ЯНАО.

Коллегия отмечает необходимость расширения базового перечня справочно-поисковых средств к архивным документам в архивах автономного округа с учетом востребованности архивных фондов, а также целесообразность импортирования информации из каталогов архивов в соответствующие разделы ЕИПС ЭА ЯНАО с последующим продолжением работ по их пополнению в автоматизированном виде с учетом требований Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (М., 2007).

В целях упорядочения системы НСА в архивах и эффективного планирования работ по ее совершенствованию Коллегия обращает внимание архивов на необходимость ведения анализа и учета состояния системы научно-справочного аппарата в архиве. Решение данной задачи в автоматизированном режиме возможно через заполнение факультативных полей модулей «Фонд» и «Опись» отраслевого программного комплекса «Архивный фонд».

Учитывая вышеизложенное, Коллегия решила:

I. Признать работу, проведенную службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа в рамках реализации ведомственной целевой программы «Документальное наследие Ямало-Ненецкого автономного округа (2011-2013 годы)», по созданию и внедрению Единой информационно-поисковой системы электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа удовлетворительной.

II. Признать работу ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» и муниципальных архивов автономного округа по внедрению информационных технологий и созданию справочно-поисковых средств к архивным документам удовлетворительной.

III. Поручить службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа:

3.1. Обеспечить разработку регламента резервного копирования информационного ресурса единой информационно-поисковой системы электронного архива автономного округа, создаваемого в муниципальных архивах автономного округа в срок до 20 декабря 2013 года (Грачева Е.В.).

3.2. Создать рабочую группу для выработки единой политики по наполнению и развитию единой информационно-поисковой системы электронного архива автономного округа, принятию оперативных решений в экстренных случаях в срок до 1 января 2014 года (Козлова А.П.).

3.3. Разместить межархивный краткий справочник по фондам Ямало-Ненецкого автономного округа на официальном интернет-сайте службы в срок до 1 января 2014 года (Медведева Е.В.).

3.4. Обеспечить издание межархивного краткого справочника по фондам Ямало-Ненецкого автономного округа.

IV. Поручить руководителю Государственного казенного учреждения «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа», руководителям муниципальных архивов в автономном округе:

4.1. Продолжить внедрение Единой информационно-поисковой системы электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа в соответствии с планом-графиком выполнения работ, в том числе:

4.1.1. Организовать работу по импортированию информации картотек решений местных Советов (районных, городских) и их исполнительных комитетов, постановлений администраций муниципальных образований в подраздел «Тематические базы данных» раздела «НСА» ЕИПС ЭА ЯНАО. При переносе информации обеспечить соблюдение требований Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (М., 2007).

4.1.2. Обеспечить доступ пользователей к модулю «Читальный зал» через сеть Интернет, разместив ссылки на ЕИПС ЭА ЯНАО на официальных сайтах администраций органов местного самоуправления автономного округа.

4.1.3. Провести работы по резервному копированию информационных ресурсов Единой информационно-поисковой системы электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа.

4.2. Обеспечить систематическое обновление информации об архивных фондах в кратких справочниках по фондам архивов по состоянию на 01 января года следующего за отчетным.

4.3. Назначить ответственных сотрудников, которым будет предоставлен доступ к информационно-поисковой системе «Справочник ликвидированных организаций (предприятий) на территории Ямало-Ненецкого автономного округа» на сайте службы по делам архивов автономного округа и обеспечить внесение сведений о ликвидированных организациях за 2011-2013 годы в данную информационно-поисковую систему в срок до 1 июля 2014 года.

4.4. Обеспечить проведение работ по корректировке исторических справок к фондам при изменении объемов архивных фондов, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т.п. (пункт 5.4.1.2. Правил). Информацию о проделанной работе представить в пояснительных записках к отчетам о выполнении плановых показателей за I полугодие 2014 года с указанием общего количества и наименований фондов, по которым были отредактированы исторические справки.

4.5. Обеспечить ведение анализа и учета состояния системы научно-справочного аппарата на бумажном носителе (журнал по учету состояния НСА, картотека) и/или в автоматизированном режиме в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее – Правила) (пункт 5.3.1. Правил).

4.6. ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» продолжить, а муниципальным архивам провести работу по внесению в программный комплекс «Архивный фонд» сведений:

  • о требующейся разработке справочного аппарата к описям в строку «Требуемые виды работ» поля «Состояние описи» модуля «Опись»;
  • о физическом состоянии архивных документов по итогам проверок наличия и состояния архивных документов в поле «Физическое состояние документов» модуля «Опись».

в срок до 30 июня 2014 года. Информацию о проделанной работе представить в пояснительных записках к отчетам о выполнении плановых показателей за I полугодие 2014 года.

V. Одобрить проект плана работы Коллегии на 2014 год.

Председатель Коллегии, уководитель службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа Н.П. Головина

Секретарь коллегии И.А. Любимова

Версия для слабовидящих