Ц
Ц

Решение Коллегии службы по делам архивов ЯНАО от 23 марта 2012 года

Об итогах работы службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа и архивов в автономном округе за 2013 год и задачах на 2014 год

Рассмотрев итоги работы службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа и архивов в автономном округе за 2013 год и задачи на 2014 год, Коллегия службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - служба, автономный округ) отмечает, что деятельность службы и архивов в автономном округе в отчетном году была направлена на решение следующих задач:

  • совершенствование нормативного правового обеспечения службы и архивов в автономном округе;
  • обеспечение сохранности  и учета, в том числе в автоматизированном режиме, архивных документов, находящихся на хранении в государственном и муниципальных архивах автономного округа;
  • комплектование архивов в автономном округе управленческой, научно-технической документацией, фотодокументами, документами личного происхождения и другими документами.
  • повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела на территории автономного округа в интересах граждан, общества и государства, создание условий для эффективного использования архивных документов.

В числе значимых событий отчетного года, Коллегия отметила:

  • принятие Закона автономного округа от 26.09.2013 № 94-ЗАО «О Дне архивов Ямало-Ненецкого автономного округа», в соответствии с которым 20 марта, день организации в 1934 году архивного бюро Ямало-Ненецкого автономного округа - первого органа управления архивным делом на Ямале, объявлено Днем архивов Ямало-Ненецкого автономного округа;
  • разработку и включение в Государственную программу автономного округа «Совершенствование государственного управления на период 2014-2018 годов» подпрограммы «Развитие архивного дела в Ямало-Ненецком автономном округе на период 2014-2018 годов»;
  • создание при службе Общественного Совета;
  • проведение регионального совещания руководителей архивных отделов и учреждений автономного округа (19-23 февраля 2013 года г. Салехард), на котором рассмотрены вопросы создания и внедрения в деятельность архивных учреждений округа Единой информационно-поисковой системы электронного архива автономного округа; перспективы развития государственного казенного учреждения «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа»;
  • участие службы в работе IV кинофестиваля архивных фильмов «Уральский хронограф» (23-24 мая 2013 года, г. Екатеринбург), работы которой были отмечены почетными дипломами;
  • подготовка передвижной выставки «Становление государственности на Обдорском Севере (Ямале) и ее экспонирование в здании Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, а также на территориях 13 муниципальных образований автономного округа.

В сфере обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов в автономном округе в 2013 году проведен мониторинг обеспечения сохранности архивных документов в государственном и муниципальных архивах автономного округа. Процент хранения архивных документов в нормативных условиях составляет сегодня 35,2 % от общего количества документов, хранящихся в архивах в автономном округе.

Коллегия констатирует, что большинство плановых показателей на 2013 год выполнены в объеме 100 %. Плановые показатели по постановке на учет управленческих документов выполнены на 99,7 % от плана. В отчетном году в состав Архивного фонда Российской Федерации в автономном округе включено более 19 000 ед. хр.   управленческой    документации, из них более 4 500 ед. хр. в Государственном архиве  автономного  округа.

В сфере формирования Архивного фонда Российской Федерации в автономном округе в 2013 году на хранение в архивы поступило более  9 500 ед. хр. управленческой документации, из них более 2 500 ед. хр. в Государственный архив автономного  округа. Следует отметить, что в 2013 году ЭПК согласована 121 номенклатура дел при плане 86 номенклатур: показатель перевыполнен на 41 % от планового значения в связи со значительным количеством внеплановых номенклатур дел реорганизуемых источников комплектования.

В сфере использования архивных документов в 2013 году архивами обеспечено исполнение 32 152 запросов, в том числе 31 749  муниципальными архивами. По запросам пользователей обеспечена выдача архивных дел во временное пользование, а также для работы в читальных залах в объеме 187 922 ед. хр., в том числе 183 822 ед. хр. муниципальными архивами.

Коллегия обращает внимание на эффективность использования финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных из окружного бюджета на осуществление переданных отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, необходимости обеспечения в текущем году стопроцентного освоения выделенных финансовых средств.

Коллегия отмечает целесообразность разработки и утверждения новой формы отчетности органов местного самоуправления в автономном округе по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории соответствующего муниципального образования.

На2014 год Коллегия выделяет приоритетными следующие направления:

  • совершенствование нормативной правовой базы службы и архивов в автономном округе;
  • обеспечение выполнения плановых показателей деятельности архивов в автономном округе;
  • реализация подпрограммы «Развитие архивного дела в Ямало-Ненецком автономном округе» государственной программы Ямало-Ненецкого автономного округа «Совершенствование государственного управления на 2014 - 2018 годы» (утверждена постановлением Правительства  Ямало-Ненецкого автономного округа от 20.12.2013 № 1075-П);
  • продолжение работ по информационному наполнению и внедрению в деятельность службы и архивов единой информационно-поисковой системы электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа (ЕИПС ЭА);
  • проведение плановых проверок юридических лиц службой по вопросу соблюдения федерального законодательства и законодательства автономного округа в области архивного дела согласно плану на 2014 год, утвержденному приказом службы от 16.10.2013 № 131 (размещен в сети интернет на сайте www.ymalarchives.ru, архивыямала.рф), а также внеплановых проверок по результатам устранения нарушений, указанных в предписаниях службы;
  • решение вопросов строительства архивов и выделения приспособленных зданий и помещений архивам в автономном округе;
  • внедрение в деятельность архивов в автономном округе программного комплекса «Архивный фонд 5»;
  • подготовка информационных материалов, в том числе по документам личного происхождения, для публикации в региональных, окружных, муниципальных средствах массовой информации (СМИ), в научно-практических изданиях в области архивного дела;
  • обеспечение повышения профессионального уровня кадров, в том числе на базе Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.

Учитывая вышеизложенное, Коллегия решила:

I. Признать работу службы по делам архивов и архивов автономного округа в 2013 году удовлетворительной.

II. Поручить службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа:

2.1. Обобщить результаты мониторинга обеспечения сохранности архивных документов, провести сравнительный анализ итогов с итогами предыдущего мониторинга. Результаты мониторинга рассмотреть на заседании Коллегии службы в октябре 2014 года.

2.2. Учесть предложения государственного и муниципальных архивов  автономного округа по включению юридических лиц в проект плана проверок юридических лиц по вопросу соблюдения законодательства об архивном деле на 2015 год.

2.3. Разработать и утвердить новую форму отчетности органов местного самоуправления в автономном округе по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории соответствующего муниципального образования.

2.4. Подготовить к изданию материалы Коллегии службы от 20 марта 2014 года.

III. Поручить Государственному казенному учреждению «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа», муниципальным архивам Ямало-Ненецкого автономного округа:

3.1. Обеспечить выполнение плановых показателей в соответствии с основными направлениями развития архивного дела в Ямало-Ненецком автономном округе на 2014 год. Государственному  архиву автономного округа обеспечить выполнение государственного задания на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годов (утверждено приказом службы от 03 декабря 2013 года № 159).

3.2. Внедрить в деятельность государственного и муниципальных архивов автономного округа программный комплекс «Архивный фонд 5». Обеспечить предоставление отчетности за 2014 года в версии 5 ПК «Архивный фонд».

3.3.Продолжить внедрение Единой информационно-поисковой системы электронного архива в Ямало-Ненецком автономном округе.

3.4. Внести предложения о включении юридических лиц в проект плана проверок юридических лиц службой по вопросу соблюдения законодательства об архивном деле на 2015 год. Предложения направить в службу в срок до 1 июня 2014 года по установленной службой форме.

3.5. Обеспечить качественный отбор документов постоянного хранения за 2011 год и документов временного хранения с пометкой «ЭПК» (срок временного хранения которых истекает в 2014 году) в организациях-источниках комплектования, составление описей дел и научно-справочного аппарата к ним.

IV. Муниципальным архивам Ямало-Ненецкого автономного округа:

4.1. Обеспечить внесение изменений в правовые акты об утверждении структуры органов местного самоуправления в части закрепления в наименованиях вышеназванных архивов словосочетания «муниципальный архив»  - муниципальным архивам городов Губкинский, Лабытнанги, Новый Уренгой, Ямальского района.

4.2. Представить (за исключением архива города Салехарда) в срок до 15 мая 2014 года предложения по совершенствованию действующей редакции Закона Ямало-Ненецкого автономного округа от 28.09.2012 № 86-ЗАО «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ямало-Ненецком автономном округе отдельными государственными полномочиями Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела».

4.3. Обеспечить представление в службу отчетности по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории соответствующего муниципального образования по установленной форме.

Председатель Коллегии, уководитель службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа Н.П. Головина

Секретарь коллегии И.А. Любимова

Версия для слабовидящих