Рассмотрев итоги работы службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа и архивов в автономном округе за 2013 год и задачи на 2014 год, Коллегия службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - служба, автономный округ) отмечает, что деятельность службы и архивов в автономном округе в отчетном году была направлена на решение следующих задач:
В числе значимых событий отчетного года, Коллегия отметила:
В сфере обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов в автономном округе в 2013 году проведен мониторинг обеспечения сохранности архивных документов в государственном и муниципальных архивах автономного округа. Процент хранения архивных документов в нормативных условиях составляет сегодня 35,2 % от общего количества документов, хранящихся в архивах в автономном округе.
Коллегия констатирует, что большинство плановых показателей на 2013 год выполнены в объеме 100 %. Плановые показатели по постановке на учет управленческих документов выполнены на 99,7 % от плана. В отчетном году в состав Архивного фонда Российской Федерации в автономном округе включено более 19 000 ед. хр. управленческой документации, из них более 4 500 ед. хр. в Государственном архиве автономного округа.
В сфере формирования Архивного фонда Российской Федерации в автономном округе в 2013 году на хранение в архивы поступило более 9 500 ед. хр. управленческой документации, из них более 2 500 ед. хр. в Государственный архив автономного округа. Следует отметить, что в 2013 году ЭПК согласована 121 номенклатура дел при плане 86 номенклатур: показатель перевыполнен на 41 % от планового значения в связи со значительным количеством внеплановых номенклатур дел реорганизуемых источников комплектования.
В сфере использования архивных документов в 2013 году архивами обеспечено исполнение 32 152 запросов, в том числе 31 749 муниципальными архивами. По запросам пользователей обеспечена выдача архивных дел во временное пользование, а также для работы в читальных залах в объеме 187 922 ед. хр., в том числе 183 822 ед. хр. муниципальными архивами.
Коллегия обращает внимание на эффективность использования финансовых средств и материальных ресурсов, предоставленных из окружного бюджета на осуществление переданных отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, необходимости обеспечения в текущем году стопроцентного освоения выделенных финансовых средств.
Коллегия отмечает целесообразность разработки и утверждения новой формы отчетности органов местного самоуправления в автономном округе по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории соответствующего муниципального образования.
На2014 год Коллегия выделяет приоритетными следующие направления:
Учитывая вышеизложенное, Коллегия решила:
I. Признать работу службы по делам архивов и архивов автономного округа в 2013 году удовлетворительной.
II. Поручить службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа:
2.1. Обобщить результаты мониторинга обеспечения сохранности архивных документов, провести сравнительный анализ итогов с итогами предыдущего мониторинга. Результаты мониторинга рассмотреть на заседании Коллегии службы в октябре 2014 года.
2.2. Учесть предложения государственного и муниципальных архивов автономного округа по включению юридических лиц в проект плана проверок юридических лиц по вопросу соблюдения законодательства об архивном деле на 2015 год.
2.3. Разработать и утвердить новую форму отчетности органов местного самоуправления в автономном округе по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории соответствующего муниципального образования.
2.4. Подготовить к изданию материалы Коллегии службы от 20 марта 2014 года.
III. Поручить Государственному казенному учреждению «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа», муниципальным архивам Ямало-Ненецкого автономного округа:
3.1. Обеспечить выполнение плановых показателей в соответствии с основными направлениями развития архивного дела в Ямало-Ненецком автономном округе на 2014 год. Государственному архиву автономного округа обеспечить выполнение государственного задания на 2014 год и на плановый период 2015 и 2016 годов (утверждено приказом службы от 03 декабря 2013 года № 159).
3.2. Внедрить в деятельность государственного и муниципальных архивов автономного округа программный комплекс «Архивный фонд 5». Обеспечить предоставление отчетности за 2014 года в версии 5 ПК «Архивный фонд».
3.3.Продолжить внедрение Единой информационно-поисковой системы электронного архива в Ямало-Ненецком автономном округе.
3.4. Внести предложения о включении юридических лиц в проект плана проверок юридических лиц службой по вопросу соблюдения законодательства об архивном деле на 2015 год. Предложения направить в службу в срок до 1 июня 2014 года по установленной службой форме.
3.5. Обеспечить качественный отбор документов постоянного хранения за 2011 год и документов временного хранения с пометкой «ЭПК» (срок временного хранения которых истекает в 2014 году) в организациях-источниках комплектования, составление описей дел и научно-справочного аппарата к ним.
IV. Муниципальным архивам Ямало-Ненецкого автономного округа:
4.1. Обеспечить внесение изменений в правовые акты об утверждении структуры органов местного самоуправления в части закрепления в наименованиях вышеназванных архивов словосочетания «муниципальный архив» - муниципальным архивам городов Губкинский, Лабытнанги, Новый Уренгой, Ямальского района.
4.2. Представить (за исключением архива города Салехарда) в срок до 15 мая 2014 года предложения по совершенствованию действующей редакции Закона Ямало-Ненецкого автономного округа от 28.09.2012 № 86-ЗАО «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ямало-Ненецком автономном округе отдельными государственными полномочиями Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела».
4.3. Обеспечить представление в службу отчетности по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории соответствующего муниципального образования по установленной форме.
Председатель Коллегии, уководитель службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа Н.П. Головина
Секретарь коллегии И.А. Любимова