Решение Коллегии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 сентября 2012 года
Тема «Об обеспечении сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на этапе временного хранения в организациях-источниках комплектования в автономном округе»
Коллегия отмечает актуальность вопросов обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, в особенности вопросов сохранности электронных документов.
Ведущая роль в реализации мер по обеспечению сохранности архивных документов на этапе временного хранения в организациях-источниках комплектования возлагается на архив организации, деятельность которого регламентируется, в том числе, локальными нормативными актами организации (инструкцией по делопроизводству, положением об ЭК организации, архиве организации).
В связи с чем, Коллегия отмечает положительную тенденцию разработки нормативных актов на уровне органов местного самоуправления по вопросам документационного обеспечения управления в условиях внедрения СЭДД.
По мнению Коллегии, совершенствование информационно-поисковых систем архивов за счет их автоматизации, создания электронного фонда пользования, размещения архивных информационных массивов в сети Интернет является наиболее перспективным путем решения задач, поставленных перед архивистами в настоящее время, важнейшей из которых является обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на этапе временного хранения в организациях-источниках комплектования в автономном округе.
Коллегия решила:
I. Службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа:
1.1. Подготовить проект нормативного правового акта об обеспечении сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в организациях-источниках комплектования автономного округа.
1.2. Оказать содействие департаменту информационных технологий и связи Ямало-Ненецкого автономного округа по внедрению подсистемы «Муниципальный архив» единой информационно-поисковой системы электронного архива в Ямало-Ненецком автономном округе в деятельность муниципальных архивов городов Муравленко, Ноябрьск, Новый Уренгой, Надым, Губкинский, Лабытнанги, Салехард в IV квартале 2012 года при осуществлении работ по созданию электронного фонда пользования.
II. Муниципальным архивам автономного округа:
2.1. Обеспечить разработку и плановый пересмотр номенклатур дел организаций-источников комплектования автономного округа, осуществляющих документационное обеспечение управления в системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) с учетом требований нормативных правовых актов органов местного самоуправления в автономном округе, регламентирующих вопросы внедрения СЭДД.
2.2. Выйти с предложением на глав органов местного самоуправления автономного округа о включении в нормативный документ о реорганизации организации – источника комплектования пункта, обязывающего руководителя организации упорядочить архивные документы и передать на хранение в архив.
2.3. Провести подготовительные мероприятия для внедрения подсистемы «Муниципальный архив» единой информационно-поисковой системы электронного архива в Ямало-Ненецком автономном округе муниципальным архивам городов Муравленко, Ноябрьск, Новый Уренгой, Надым, Губкинский, Лабытнанги, Салехард:
- организовать рабочие места;
- подготовить описи дел к сканированию;
- подготовить ПК «Архивный фонд», тематические базы данных архива для импорта в подсистему «Муниципальный архив».
2.4. Обеспечить оказание практической и методической помощи организациям-источникам комплектования автономного округа при внедрении в практику работы проверок наличия и состояния архивных документов и организации работы по розыску документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока.
Председатель Коллегии, руководитель службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа Н.П.Головина
Секретарь Коллегии И.А.Любимова