Решение Коллегии службы по делам архивов ЯНАО от 30 мая 2013 года

О работе по реализации Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственныхи муниципальных услуг»

Заслушав доклады участников Коллегия отмечает, что деятельность службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа и архивов в автономном округе по реализации Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» была направлена в первую очередь на повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела на территории автономного округа в интересах граждан, общества и государства, создание условий для эффективного использования архивных документов.

В целях упорядочения вопросов компетенции службы в сфере предоставления государственных услуг, в связи с созданием Государственного казенного учреждения «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» проведена работа по подготовке двух административных регламентов взамен пяти, реализуемых с 2010 года. Административные регламенты по предоставлению государственных услуг «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства» и «Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на территории Ямало-Ненецкого автономного округа» проходят процедуру согласования в Аппарате Губернатора автономного округа.

В части государственных услуг, оказываемых ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа», вносятся изменения в Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 10.06.2010 № 35-П «Об утверждении реестра государственных услуг (работ), оказываемых (выполняемых) государственными

учреждениями Ямало-Ненецкого автономного округа». В перечень услуг, оказываемых ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа», включены:

оказание информационных услуг на основе архивных документов;
обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам;
проведение информационных и научно-практических мероприятий.

В муниципальных архивах автономного округа процесс регламентации услуг в сфере архивного дела осуществляется с 2009 года. По состоянию на 01.06.2013 постановлениями органов местного самоуправления автономного округа утверждено 29 административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг в сфере архивного дела.

Коллегия отметила отсутствие единообразия в наименованиях муниципальных услуг в сфере архивного дела, внесенных в реестры органов местного самоуправления автономного округа. По мнению Коллегии, требуется создание типового перечня услуг в сфере архивного дела в автономном округе.

Основными нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела являются:

Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» и принимаемые в соответствии с данным постановлением порядки разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг, проведения экспертизы административных регламентов предоставления муниципальных услуг в органах местного самоуправления автономного округа.

Коллегия обращает внимание архивов на следующие правовые акты, в частности:

в соответствии со статьей 3 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» заявителем на предоставление услуги не могут являться государственные органы и их территориальные органы, органы государственных внебюджетных фондов и их территориальные органы, органы местного самоуправления;
в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2009 г. № 1993-р услуга «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей» архивами в автономном округе не предоставляются, так как документы, подтверждающие право на владение землей, находятся на хранении в органах исполнительной власти Ямало-Ненецкого автономного округа и органах местного самоуправления на территории автономного округа в сфере имущественно-земельных отношений и строительства.

Коллегия считает, что важным фактором в повышении качества и эффективности предоставления государственных и муниципальных услуг является оценка соответствия качества предоставления услуг установленным стандартам. На официальных сайтах всех органов местного самоуправления сегодня обеспечивается работа Интернет-приемных, имеются разделы для размещения информации об оценке предоставления услуг заявителями. В указанных разделах размещены в основном нормативные правовые акты органов местного самоуправления и отсутствует аналитическая информация по оценке предоставления услуг заявителями. В докладах членов Коллегии и приглашенных участников отмечено отсутствие жалоб заявителей на качество предоставления услуг в сфере архивного дела в автономном округе.

Коллегия отмечает сохранение тенденции ежегодного роста количества запросов на предоставление архивной информации. По сравнению с 2002 годом количество поступивших в архивы запросов увеличилось в пять раз (2002 год – 6556, 2012 год – 33086 запросов). Коллегия рассматривает совершенствование справочно-поисковых средств к архивным документам как один из факторов повышения эффективности предоставления услуг. Поэтому сегодня в качестве приоритетных задач Коллегия определяет актуализацию архивных справочников о составе и содержании архивных документов, баз данных, в том числе кратких справочников по фондам государственного и муниципальных архивов, межархивного краткого справочника по фондам автономного округа, справочника ликвидированных организаций.

По мнению Коллегии, предоставление услуг в сфере архивного дела в рамках межведомственного взаимодействия архивов с территориальными отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации в Ямало-Ненецком автономном округе требует создания условий для информационного обмена сведениями о периодах трудовой деятельности и о заработной плате граждан в электронном виде без последующего представления указанных сведений на бумажном носителе.

В связи с чем, Коллегия считает необходимым дальнейшее урегулирование правовых вопросов взаимодействия архивов с территориальными отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации в автономном округе, определение механизма взаимодействия, выбор программных и аппаратных средств, обеспечивающих конфиденциальность передачи и приема электронных документов по каналу связи.

Учитывая вышеизложенное, Коллегия решила:

I. Признать работу службы по делам архивов автономного округа по организации предоставления государственных услуг, а также работу архивов автономного округа по предоставлению муниципальных услуг в сфере архивного дела на территории автономного округа удовлетворительной.

II. Поручить службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа:

2.1. Организовать проведение совещания по вопросам межведомственного взаимодействия с отделением Пенсионного фонда Российской Федерации в Ямало-Ненецком автономном округе и территориальными отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации в Ямало-Ненецком автономном округе в режиме видеоконференцсвязи в срок до 1 октября 2013 года.

2.2. Провести семинар-совещание с работниками архивов в автономном округе по вопросу совершенствования справочно-поисковых средств к архивным документам в срок до 30 ноября 2013 года.

2.3. Разместить межархивный краткий справочник по фондам автономного округа на официальном Интернет-сайте службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа в срок до 01 ноября 2013 года.

2.4. Создать межведомственную рабочую группу по подготовке типового перечня услуг в сфере архивного дела в автономном округе. Обеспечить разработку перечня в срок до 1 ноября 2013 года.

III. Поручить руководителю Государственного казенного учреждения «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа», руководителям муниципальных архивов Ямало-Ненецкого автономного округа:

3.1. Принять участие в семинаре-совещании по вопросу совершенствования справочно-поисковых средств к архивным документам.

3.2. Принять участие в разработке службой типового перечня услуг в сфере архивного дела в автономном округе.

3.3. Провести работы по актуализации архивных справочников о составе и содержании архивных документов, баз данных, в том числе кратких справочников по фондам государственного и муниципальных архивов, межархивного краткого справочника по фондам автономного округа, справочника ликвидированных организаций.

3.4. Обеспечить доступ пользователей к архивной информации, подлежащей размещению в виртуальном читальном зале единой информационно-поисковой системы электронного архива, а также автоматизацию учета приема и исполнения запросов в единой информационно-поисковой системе электронного архива.

Председатель Коллегии, руководитель службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа Н.П. Головина

Секретарь Коллегии И.А. Любимова