Ц
Ц

Инструкция о порядке проведения проверки наличия и состояния архивных документов, находящихся на хранении в архивных учреждениях Ямало-Ненецкого автономного округа

Инструкция подготовлена в целях повышения качества организации и проведения проверки наличия и состояния архивных документов.

При подготовке инструкции использованы «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М, ВНИИДАД, 2007), «Памятка о порядке представления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия  и состояния фондов» (приложение к письму Росархива от 23.09.2004 № 5/1709-Т), «Методические рекомендации по организации проведения проверки наличия и состояния документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в областных государственных и муниципальных архивах Свердловской области» (Екатеринбург, 2008).

Проверка наличия и состояния архивных документов включает следующие этапы: организационный, подготовительный, основной, заключительный

I.Организационный этап

Организационный этап включает подготовку правового документа, регламентирующего проведение проверки наличия, состав комиссии, сроки проведения.

В соответствии с перспективным графиком архивного учреждения автономного округа о проведении проверок наличия и состояния архивных документов, согласно письму-извещению, направленному  службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа в адрес архивных учреждений Ямало-Ненецкого автономного округа (далее- автономного округа) обеспечивается подготовка проекта распоряжения Администрации муниципального образования о проведении проверки наличия и состояния архивных документов, которым утверждается состав комиссии и сроки проведения проверки.

В состав комиссии входит председатель, секретарь и члены комиссии из числа работников архивного учреждения.

II. Подготовительный этап

Подготовительный этап включает выверку учетных документов к проведению проверки наличия.

Выверка учетных документов означает:

1. Проверку правильности нумерации дел по каждой отдельной описи.

2. Сверку итоговой записи в описи дел с фактически имеющимися в описи номерами дел.

3. Выявление литерных и пропущенных номеров в описи.

4. Сверку количества дел в листах (карточках) фондов с количеством дел в итоговых записях описей дел.

III. Основной этап

Основной этап включает непосредственное проведение проверки наличия и состояния архивных документов, то есть сверку фактического наличия дел с описями, а также проверку физического и технического состояния архивных документов.

Сверяется описательная статья описи (порядковый номер, заголовок дела, количество листов) с наличием и описанием тех же элементов на обложке дела (шифр дела, название фондообразователя, заголовок дела).

При оценке физического состояния архивных документов выявляются архивные документы, пораженные биологическими вредителями, с повышенной влажностью, с повреждениями бумаги и текста, запыленные, нуждающиеся в подшивке.

При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных документов устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния.

IV. Заключительный этап

Заключительный этап включает документальное оформление итогов проверки наличия и состояния архивных документов и направление итогов в комиссию службы по делам архивов автономного округа для утверждения.

4.1. Оформление итогов проверки наличия

4.1.1. Если проверкой наличия не выявлено расхождений в количестве дел по учетным документам, с одной стороны, и фактическим наличием дел в архиве, с другой стороны, то архивным учреждением составляются следующие документы:

1) лист проверки наличия и состояния архивных документов (приложение №1). Листы проверки наличия и состоянию архивных документов составляются непосредственно в ходе проверки на каждую опись дел отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями;

2) акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 2);

3) сведения об объеме (расхождениях в объеме) фондов, выявленных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов и ее итогах (приложение № 3);

4) справка об итогах проведения  проверки наличия и состояния архивных документов, находящихся на хранении в архивном учреждении (приложение № 4);

5) сведения об итогах проверки физического и технического состояния архивных документов (приложение № 5).

4.1.2. В случае выявления расхождений в количестве дел по учетным документам и фактическим наличием дел в фонде, по результатам проверки наличия без выявления неисправимо поврежденных и необнаруженных дел в дополнение к указанным в пункте 4.1.1. документам составляются:

1) акт о технических ошибках в учетных документах (приложение № 6);

2) акт об обнаружении архивных документов (приложение № 7).

4.1.3. Если в ходе проверки наличия  выявлены неисправимо поврежденные дела, то в дополнение к указанным в пункте 4.1.1. документам составляется акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение № 8).

4.1.4. Если в ходе проверки наличия выявлены необнаруженные дела, то в дополнение к указанным в пункте 4.1.1. документам составляются:

1) карточка учета необнаруженных архивных документов (приложение №   9).

2) перечень документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов. В перечне указывается, с какого времени документ числится необнаруженным, шифр, заголовок необнаруженного дела, предполагаемая причина отсутствия. В конце перечня подводится итог количества необнаруженных в ходе проверки наличия дел.

 Розыск необнаруженных дел проводится как непосредственно в архиве, так и в других организациях в течение одного года с момента выявления их отсутствия. По завершении розыска документов составляется акт о завершении розыска дел (приложение  № 10).

На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 11), и подробная справка о проведении розыска.

4.2. Состав документов, направляемых архивами в комиссию службы

4.2.1. Для рассмотрения итогов проверки наличия и состояния архивных документов архивы представляют в комиссию:

1) справку об итогах проведения  проверки наличия и состояния архивных документов, находящихся на хранении в архивном учреждении (приложение № 4);

2) сведения об итогах проверки физического и технического состояния архивных документов (приложение № 5);

3) сведения об объеме (расхождениях в объеме) фондов, выявленных в ходе проверки наличия и состоянию архивных документов (приложение № 3).

4.2.2. Для рассмотрения итогов проверки наличия и состояния архивных документов, а также решения вопроса о снятии с учета необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны, архивы представляют в комиссию документы, указанные в п. 4.2.1., а также:

1) сопроводительное письмо;

2) акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

3) справки о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду;

4) перечень документов, необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов и предлагаемых к списанию (приложение № 12).

В справке о проведении розыска необходимо указать:

1. №, название фонда;

2.  объем фонда на момент завершения работы по его проверке наличия;

3.  крайние даты документов;

4. краткую историю фонда (дата поступления дел в архив, состояние поступивших документов и качество их обработки, виды, даты и результаты проведенных с фондом работ, качество оформления итоговых учетных документов, результаты предыдущих проверок наличия с указанием дат их проведения и др.);

5.  ход и пути розыска необнаруженных документов;

6.  предполагаемые причины отсутствия документов;

7. возможность восполнения утраченной информации (очень кратко, со ссылкой на акт);

8. наличие страховых копий необнаруженных документов.

Если утрачено дело временного срока хранения указывается статья перечня. Справка подписывается руководителем архивного учреждения.

Документы на снятие с учета необнаруженных дел направляются только при условии, если:

  • исчерпаны все пути их розыска;
  • приведена в порядок учетная документация по фонду;
  • в хранилище отсутствуют неописанные дела и россыпь, фондовая принадлежность которой не определена.

4.2.3. Для рассмотрения итогов проверки наличия и состояния архивных документов, а также решения вопроса о снятии с учета неисправимо поврежденных документов (в том числе выявленных в ходе проверки наличия и состояния фондов), архивы представляют в комиссию службы документы, указанные в п. 4.2.1., а также:

1) сопроводительное письмо;

2) акты о неисправимых повреждениях документов;

3) заключение о физическом состоянии документов.

В заключении о физическом состоянии документов необходимо указать:

1. №, название фонда;

2.  объем фонда на момент завершения работы по его проверке наличия;

3.   условия хранения документов;

4. подтверждение невозможности восстановления основы документов и использования текстовой и изобразительной информации;

5.  причины, приведшие к неисправимым  повреждениям документов;

6.  наличие страховых копий неисправимо  поврежденных документов.

Итоги проверки наличия и состояния архивных документов представляются в комиссию службы по делам архивов автономного округа только после рассмотрения их комиссией по проведению проверки наличия и состояния архивных документов, созданной распорядительным документом главы муниципального образования.

Скачать приложения

Версия для слабовидящих