Ц
Ц

Информация об исполнении планов-графиков представления документов государственными и муниципальными архивами в автономном округе на ЭПК за 2012 год

В целях реализации федерального законодательства и законодательства Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – автономный округ) в области архивного дела, в соответствии с Основными направлениями развития архивного дела в автономном округе на 2012 год, утвержденными Заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата автономного округа И.Б. Соколовой, организация деятельности службы по делам архивов автономного округа (далее – служба) в части комплектования государственного и муниципальных архивов в автономном округе архивными документами осуществлялась согласно приказу службы от  06 апреля 2012 г.

№ 46 «Об утверждении планов-графиков предоставления документов муниципальными архивами на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа на 2012 год», подготовленного с учетом предложений, представленных государственным и муниципальными архивами в установленном порядке.

По итогам проведенного службой анализа исполнения планов-графиков предоставления документов государственным и муниципальными архивами на рассмотрение экспертно–проверочной комиссии (далее – ЭПК) службы отмечаем следующее.

За отчетный период показатель описания управленческой документации по количеству дел превысил плановое значение на 52 %, при плане описания 14 053 ед. хр. выполнение составило 21 346 ед. хр. (приложение № 1).

По сравнению с итогами 2011 года данный показатель увеличился на 3%, что свидетельствует о недостаточно эффективной работе государственного и муниципальных архивов в автономном округе по планированию и их взаимодействию с источниками комплектования.

Превышение показателя в 2 раза отмечено в муниципальном архиве города Ноябрьска (при плане 1562 ед. хр., выполнение 3327 ед. хр.); в 1,7 раза в муниципальном архиве города Муравленко (при плане 811 ед. хр., выполнение 1397 ед. хр.); в 1, 6 раза в муниципальном архиве города Губкинского; в 1,5 раза в муниципальном архивном учреждении г. Надыма и Надымского района; в 1,4 раза в муниципальных архивах Пуровского, Шурышкарского и Ямальского районов.

Также необходимо отметить, что не выполнили плановое описание управленческой документации:

  • Государственный архив автономного округа в связи с изъятием документов правоохранительными органами ГБУ «Окружной молодежный центр»;
  • отдел по делам архивов Администрации г. Ноябрьска в связи с ликвидацией Ноябрьского филиала ОАО «Авиакомпания ЮТейр»;
  • отдел по делам архивов Администрации муниципального образования Приуральский район в связи с отказом от сотрудничества Приуральского районного суда (№ 3, 4 описи постоянного хранения уголовных и гражданских дел).

В целях реализации законодательства в сфере архивного дела проведено внеплановое описание документов реорганизованных организаций – источников комплектования:

Государственным архивом автономного округа:

  • административно-правового департамента автономного округа (19 ед. хр.);
  • департамента информации и общественных связей автономного округа (51 ед. хр.);
  • департамента информационной политики и связей с общественностью автономного округа (41 ед. хр.);
  • департамента по туризму автономного округа (42 ед.хр.);
  • службы по охране и использованию объектов культурного наследия автономного округа (42 ед.хр.);
  • ГУ «Издательский дом «Ямал» (24 ед.хр.);
  • ГУП ЯНАО «Издательство «Красный Север» (21 ед.хр.);
  • архивным отделом Администрации города Лабытнанги МОУ ДОД Детской художественной школы (32 ед.хр.);
  • отделом по делам архивов  Администрации  города  Новый  Уренгой МУП «Молокозавод» (3 ед. хр.);
  • архивным отделом Администрации города Салехарда документы отдела потребительского рынка и услуг Администрации города Салехарда (11 ед. хр.).

Следует отметить результаты работы по планированию и описанию управленческой документации муниципальных архивов городов Салехарда, Новый Уренгой, Лабытнанги и Приуральского района.

Показатель описания научно-технической документации по количеству дел превысил в 2,6 раза плановое значение (фактически описано – 3 329 дел при плане 1 257 дел) (приложение № 2).

Архивам, в части планирования описания научно-технической документации, образующейся в деятельности организаций – источников комплектования, необходимо обратить внимание на проведение экспертизы ценности документов, качество формирования дел и правильность оформления заголовков дел в силу особой специфики данной документации.

Показатель по описанию документов личного происхождения в целом архивами выполнен за исключением архива Тазовского района (не предоставлена плановая опись дел личного происхождения) (приложение № 3).

Внепланово предоставлена опись документов личного происхождения муниципальным архивом города Ноябрьска в связи с успешным завершением инициативного поиска архивом документов участников Великой Отечественной войны, жителей города Ноябрьска.

Всего за отчетный период ЭПК службы в состав Архивного фонда Российской Федерации включено 1170 документов личного происхождения, в том числе 634 документа фондообразователей Государственного архива автономного округа. По сравнению с предыдущим годом данный показатель увеличился на 25%.

В связи с тем, что документы личного происхождения существенно дополняют архивные документы исторического периода личностным эмоциональным восприятием участника событий, архивам следует активизировать работу по выявлению и описанию документов личного происхождения. А также при описании соблюдать требования к составлению заголовков дел и оформлению описей документов личного происхождения.

Показатель по описанию фотодокументов в целом архивами перевыполнен на 43%, что также свидетельствует о недостаточно эффективной работе архивов по планированию деятельности (приложение № 4).

Показатели описания фотодокументов перевыполнены муниципальными архивами городов Лабытнанги в 1,9 раза; Муравленко в 4,3 раза; Ноябрьска в 2,2 раза; Надыма в 1, 7 раза.

Не представлена на рассмотрение ЭПК опись фотодокументов муниципальным архивом города Губкинского.

Показатель описания документов по личному составу организаций – источников комплектования муниципальных архивов по количеству дел на 63% превысил плановое значение, при плане описания 9 985 ед. хр. выполнение составило 16 245 ед. хр. (приложение № 5).

Показатель представления номенклатур дел на согласование ЭПК службы перевыполнен на 15% (приложение № 6). Увеличение количества номенклатур дел, представленных на рассмотрение ЭПК, произошло по объективным причинам и связано с реорганизацией организаций – источников комплектования архивов в 2012 году.

Значительный процент перевыполнения данного показателя составил в архивах городов Лабытнанги, Муравленко, а также Пуровского и Тазовского районов.

Вместе с тем, не выполнены плановые значения   по данному показателю муниципальным архивом города Губкинского (при плане 14 номенклатур дел представлено на рассмотрение ЭПК - 12).

Показатель подготовки и представления инструкций по делопроизводству на согласование ЭПК перевыполнен на 8% (за 2011 год выполнение данного показателя составило 59% от планируемого количества инструкций по делопроизводству) (приложение № 7).

Но вместе с этим можно констатировать невыполнение данного показателя архивами города Губкинского, Приуральского и Ямальского районов.

В связи со структурными изменениями в организациях внепланово подготовлены и представлены на согласование ЭПК инструкции по делопроизводству организаций – источников комплектования архивов городов Лабытнанги, Муравленко, Салехарда, а также Красноселькупского и Тазовского районов.

При разработке инструкций следует обратить внимание на соответствие текста инструкции и оформление бланков в приложениях к ней, рекомендовать архивам регулярно проводить работу в организациях – источниках комплектования архива по проверке оформления документов, созданных в организации, в соответствии с согласованной ЭПК и утвержденной руководителем организации инструкцией по делопроизводству данной организации.

Показатель подготовки и представления на согласование ЭПК положений об ЭК организаций перевыполнен на 18% (приложение № 8).

Представлены на согласование ЭПК дополнительно положения об ЭК организаций – источников комплектования Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа.

Значительно, в 1,9 раза, перевыполнен показатель подготовки и представления на согласование ЭПК положений об архиве организаций (приложение № 9).

Перевыполнение данного показателя вызвано представлением на согласование ЭПК положений об архиве организаций – источников комплектования Государственного архива Ямало-Ненецкого автономного округа.

Таким образом, показатели основных направлений развития архивного дела за 2012 год государственным и муниципальными архивами в автономном округе в целом выполнены.

За отчетный период отмечен положительный факт уменьшения количества документов, направленных службой на доработку по причине несоответствия требованиям к оформлению документов и наличия существенных замечаний по их содержанию. Используя систему электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД), внедренную в исполнительных органах государственной власти, органах местного самоуправления на территории автономного округа, в оперативном порядке устранялись замечания экспертов ЭПК.

Несмотря на повышение качества подготовки документов архивам города Губкинского, Красноселькупского и Приуральского районов необходимо уделить должное внимание оказанию методической и практической помощи организациям–источникам комплектования архивов.

Муниципальным архивам городов Лабытнанги, Муравленко, Новый Уренгой, Ноябрьска и Приуральского, Тазовского, Ямальского районов обеспечить соблюдение сроков представления документов в целях эффективной организации деятельности ЭПК.

Государственному и муниципальным архивам в автономном округе в обязательном порядке при формировании предложений в планы–графики согласовывать сроки представления документов с источниками комплектования, учитывать фактическое количество дел, подлежащих описанию в планируемом году и своевременно информировать ЭПК службы о невозможности представления документов в запланированные сроки.

Версия для слабовидящих