Ц
Ц

Отдел по делам архивов Администрации города Ноябрьска

Контактная информация

Ф.И.О. и должность руководителя: Киселева Наталья Валентиновна, начальник

Почтовый адрес: ул. 8 марта, 6, г. Ноябрьск, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629805

Телефон/факс: (34964) 2-04-93

E-mail: arhiv@noyabrsk.yanao.ru

График работы

Понедельник-пятница: 830 - 1700

Перерыв на обед: 1240 - 1400

Выходные дни: суббота, воскресенье

График приема граждан

Понедельник-четверг: 1400 - 1700

Историческая справка

Городской архив г. Ноябрьска образован 16 декабря 1982 года.

Первым заведующим архивом была назначена Ильменская Татьяна Сергеевна. В основные функции архива входила организация работы по сохранению документов, образующихся в процессе деятельности горисполкома, и оказание методической помощи организациям в формировании ведомственных архивов, обеспечении учета, сохранности документов.

В связи с реорганизацией исполнительной власти, формированием структуры городской администрации, архив г. Ноябрьска в марте 1992 г. был преобразован в архивный отдел администрации города. 15 апреля 1997 года архивный отдел реорганизован в отдел по делам архивов (муниципальный архив) администрации г. Ноябрьска.

Более двадцати лет (с 26.12.1987) руководит муниципальным архивом Киселева Наталья Валентиновна.

В документах архивных фондов отражена история образования поселка Ноябрьский, развития и преобразования его в город окружного подчинения, создания первых организаций. Это документы Суторминского и Холмогорского управлений буровых работ производственного объединения «Ноябрьскнефтегаз» (1981-1993), нефтегазодобывающего управления «Заполярнефть» (1978-1992), военизированной части по предупреждению возникновения и ликвидации открытых газовых и нефтяных фонтанов Западно-Сибирского промрайона (1986-1990), а так же документы по личному составу предприятий, организаций, учреждений, необходимые для исполнения социально-правовых запросов граждан.

С 2000 года отдел комплектуется документами личного происхождения ветеранов Великой Отечественной войны, общественных деятелей и Почетных граждан, внесших значительный вклад в становление и развитие города. Интерес представляют документы периода Великой Отечественной войны: письмо Корчагиной В.В. от ее матери, благодарности И.В. Сталина, объявленные красноармейцу Петухову П.К., фотографии военных лет.

Кроме документов, на хранение стали принимать различные предметы: памятные медали, нагрудные знаки, почетные ленты и другие предметы, - имеющие культурно-историческую ценность. Для популяризации архивных фондов ежегодно организовываются историко-документальные экспозиции, на базе которых проводятся различные мероприятия: викторины, экскурсии, школьные уроки.

Отдел по делам архивов традиционно проводит смотр-конкурс на лучшую организацию делопроизводства и хранения документов в организациях - источниках комплектования, который помогает выявить и решить многие проблемы учета, упорядочения, хранения и использования документов. Для поиска информации сотрудниками архива подготовлены краткий справочник по фондам документов постоянного хранения и личному составу, путеводитель по фондам личного происхождения. Ежегодно выпускается календарь памятных дат города Ноябрьска. Постоянной экспозицией архива является книга Почета муниципального образования г. Ноябрьск, ведение которой было поручено отделу по делам архивов.

Положение об отделе по делам архивов (муниципальном архиве) Администрации города Ноябрьска

Утверждено
постановлением главы города
от 15 марта 2007 года № П-364

 

Настоящее Положение определяет статус, основные функции, права и обязанности Отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации города Ноябрьска (далее по тексту – Отдел (Архив).

Положение, изменения и дополнения в него утверждаются постановлением Главы города Ноябрьска (далее по тексту - Глава города).

1. Общие положения

1.1. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации города, осуществляющим полномочия по организации архивного дела в муниципальном образовании.

1.2. Для осуществления своей деятельности использует гербовую печать Администрации города в установленном порядке, а также печать, бланк и штампы со своим наименованием.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными конституционными законами, Федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основной закон) Ямало-Ненецкого автономного округа, Законами Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлениями Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлениями и распоряжениями Губернатора автономного округа, Уставом муниципального образования город Ноябрьск, постановлениями и распоряжениями Главы города Ноябрьска, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России и Службы по делам архивов ЯНАО, настоящим Положением.

1.4. Отдел осуществляет отдельные государственные полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов и архивных фондов, относящихся к государственной собственности автономного округа, в соответствии с Законом ЯНАО от 06.12.05 № 88-ЗАО «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образования Ямало-Ненецкого автономного округа отдельными государственными полномочиями в области архивного дела».

1.5. Положение об Отделе, штатная численность, структура и должностной регламент Отдела утверждаются Главой города.

1.6. В своей деятельности Отдел непосредственно подчиняется Главе города.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования и выделяется в нем отдельной строкой.

1.8. Дополнительными источниками финансирования могут быть:

  • целевые средства из окружного бюджета, выделенные на реализацию отдельных государственных полномочий в области архивного дела.

1.9. Администрация города обеспечивает Архив помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников. При передаче здания (помещения), в котором размещен Архив, другим организациям, Администрация города принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).

1.10. Почтовый адрес отдела: 629805 г. Ноябрьск, ул. 8 Марта, 6

1.11. Полное название отдела: Отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска.

2. Функции Отдела по делам архивов

Отдел в соответствии с возложенными задачами осуществляет следующие функции в установленной сфере деятельности:

2.1. Организует хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов, образовавшихся и образующихся в результате деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

2.2. Осуществляет исполнение отдельных государственных полномочий в области архивного дела. Организует хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к собственности автономного округа и расположенных на территории города Ноябрьска.

2.3. Разрабатывает проекты нормативно-правовых актов Администрации города по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, осуществляет контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и автономного округа.

2.4.Обеспечивает учет и хранение документов, принятых в Архив, в том числе:

  • архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ямало-Ненецкого автономного округа, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящихся в совместном ведении муниципального образования и автономного округа;
  • архивных документов, на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ямало-Ненецкого автономного округа, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;
  • архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных собственниками на законном основании в муниципальную собственность или на хранение в отдел, в том числе документов личного происхождения;
  • документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;
  • печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;
  • учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела;

2.5. Организует комплектование архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

  • составляет списки организаций – источников комплектования Архива, утверждаемых главой города Ноябрьска и согласовываемых Службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, проводит систематическую работу по их уточнению;
  • осуществляет отбор и прием документов постоянного (долговременного) сроков хранения в отдел;
  • организует прием на хранение в отдел документов личного происхождения, фотодокументов и других архивных документов, находящихся в частной собственности, образующихся в деятельности негосударственных организаций и граждан, в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Архивом;
  • проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, выявление и учет уникальных и особо ценных архивных документов, создание страхового фонда;
  • проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
  • по согласованию с Администрацией города может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.
  • документы негосударственной части Архивного фонда Ямало-Ненецкого автономного округа поступают на хранение в отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Архивом, действующим от имени Администрации города.

2.6. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий Администрации города в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

  • проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
  • ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;
  • рассмотрение и согласование Положений об ведомственных архивах, экспертных комиссиях организаций, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел организаций - источников комплектования;
  • рассмотрение и представление в Службу по делам архивов ЯНАО поступивших от организаций описей дел постоянного хранения согласно утвержденного Главой города графика;
  • рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел в порядке установленном законодательством автономного округа;
  • изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
  • оказание методической помощи ликвидируемым организациям по передаче документов по личному составу в Архив;
  • проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
  • разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

2.7. Представляет в установленном порядке в Службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа отчеты:

  • о выполнении отделом основных направлений архивной работы и учетных данных о документах находящихся на хранении в Архиве;
  • о выполнении Архивом отдельных государственных полномочий в установленной сфере деятельности.

2.8.Обеспечивает информационное обслуживание органов местного самоуправления, организацию использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию в т. ч.:

  • информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;
  • организацию работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовку документальных публикаций, материалов для средств массовой информации, организацию выставок документов, проведение встреч с общественностью;
  • исполнение в установленном порядке запросов организаций и граждан, выдачу архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
  • создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива, баз данных, автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.9. Разрабатывает основные направления перспективных и текущих планов развития архивного дела в муниципальном образовании, осуществляет подготовку проектов нормативно-правовых актов Администрации города, методических рекомендаций, инструктивных писем по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов.

2.10. Реализует отдельные государственные полномочия Администрации города в сфере архивного дела, при наделении ими органов местного самоуправления.

2.11. Обеспечивает в пределах установленной компетенции защиту сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

2.12 . Осуществляет иные функции, отнесенные к ведению Отдела.

3. Права Отдела по делам архивов

Отдел для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:

3.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в установленном порядке в компетенцию отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение Администрации города и Службы по делам архивов ЯНАО предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов организаций.

3.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией города вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.4. Вносить на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа предложения:

  • по включению организаций в списки источников комплектования;
  • по ведению централизованного учета документов;
  • по разработке методических рекомендаций и другим вопросам, входящим в компетенцию ЭПК.

3.5. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.6. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности, требований федерального и окружного архивного законодательства.

3.7. Информировать органы государственной власти и местного самоуправления о нарушениях федерального законодательства и законодательства автономного округа в области архивного дела должностными лицами, выполняющими управленческие функции в организациях, в том числе коммерческих организациях, а также физическими лицами, ставить вопросы о привлечении их к административной ответственности.

3.8. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.9. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города, и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.10. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.11. Создавать на общественных началах Совет, Комиссии, утверждаемые Главой города, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов организации архивного дела.

4. Руководство и организация работы отдела по делам архивов

4.1. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты отдела, замещающие должности, являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.

4.2. Начальник отдела организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел полномочий и функций.

4.3. Начальник отдела назначается и освобождается от должности распоряжением Главы города.

4.4. При смене начальника отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации города, а также Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа. Один экземпляр акта приема-передачи представляется в Службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.

4.5. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Главой города.

5. Взаимодействие отдела по делам архивов

5.1. Отдел при выполнении возложенных на него задач взаимодействует с органами местного самоуправления, Службой по делам архивов ЯНАО, аналогичными службами муниципальных образований, структурными подразделениями Администрации города, государственными и муниципальными организациями, хозяйствующими субъектами, общественными организациями, иными субъектами гражданского права.

6. Прекращение деятельности отдела по делам архивов

6.1. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется постановлением Главы города в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

6.2. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Архива передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа в установленном порядке.

Версия для слабовидящих