Решение Коллегии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 декабря 2012 года
Тема «Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: проблемы и пути их решения»
Заслушав представленные доклады, Коллегия отмечает, особую значимость организации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в деле совершенствования управления Архивным фондом Российской Федерации на территории автономного округа.
Архивы автономного округа осуществляют ведение учета архивных документов в соответствии с архивным законодательством.
Вместе с тем, Коллегия выделяет первоочередные задачи, стоящие перед архивами автономного округа, в числе которых:
Во-первых, улучшение качественного уровня заполнения полей разделов ПК «Архивный фонд»;
Во-вторых, устранение ошибок в учете архивных документов, выявленных по результатам:
рассмотрения итогов проверок наличия и состояния архивных документов;
паспортизации архивных документов, находящихся на временном хранении в организациях-источниках комплектования автономного округа;
контрольных мероприятий службы;
В-третьих, анализ и систематизация научно-справочного аппарата к архивным документам государственного и муниципальных архивов автономного округа.
Учитывая, вышеизложенное, Коллегия решила:
I. Службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа:
1. Проанализировать итоги паспортизации архивных документов организаций-источников комплектования Государственного и муниципальных архивов автономного округа по состоянию на 01.01.2013 и доложить о результатах на заседании Коллегии службы в I квартале 2013 года.
2. Поручить провести мониторинг состояния научно-справочного аппарата к документам Государственного и муниципальных архивов автономного округа.
3. Обеспечить подготовку необходимых методических документов для обеспечения качественного ведения государственного учета архивных документов и разместить на официальном сайте службы в разделе «Методическая помощь».
II. Государственному и муниципальным архивам Ямало-Ненецкого автономного округа:
1. Обеспечить в 2013 году планирование и выполнение работ по обновлению и внесению информации в программный комплекс «Архивный фонд»:
в разделе «Фонд» поля: «Дата документов», «Категория фонда», «Источник поступления», «Основание поступления», «Даты документов», «Последняя проверка наличия»; «Историческая справка», «Аннотация», «Персоналии», «Географические сведения», «Тематика»; «Переименования»; «Фондовые включения»;
в разделе «Опись»: поля «Категория», «Даты документов»; поля «Закартонировано», «Реставрация», «Переплет», «Год проверки»; «Движение документов».
и предоставить в службу по делам архивов автономного округа копии баз данных ПК «Архивный фонд» вместе с годовым отчетом за 2013 год.
2. Обеспечить участие в мониторинге состояния научно-справочного аппарата к архивным документам муниципальных архивов автономного округа и предоставить информацию по результатам мониторинга в службу по делам архивов автономного округа.
Председатель Коллегии, руководитель службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа Н.П.Головина
Секретарь Коллегии И.А.Любимова