Решение Коллегии службы по делам архивов ЯНАО от 26 сентября 2013 года
«О работе государственного и муниципальных архивов автономного округа по комплектованию документами личного происхождения, фотодокументами, их учету и созданию научно-справочного аппарата»
В составе Архивного фонда Российской Федерации документы личного происхождения и фотодокументы составляют малочисленную, но очень важную по своей значимости часть.
Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа приступил к комплектованию документами личного происхождения в 1970 году, муниципальные архивы автономного округа в период с 1991 по 2007 годы. Комплектование архивов в автономном округе документами личного происхождения в более поздние периоды частично обусловлено датами создания архивов (архив города Губкинского с 1996 года, архив города Салехарда с 2003 года), а также задачами, поставленными перед архивами в отдельные периоды их развития.
Преобладающей формой организации документов, поступающих от граждан, являются индивидуальные фонды деятелей науки, культуры, здравоохранения, образования, работников промышленности, почетных граждан, руководителей исполнительной и представительной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, органов местного самоуправления и др. Всего в архивах автономного округа создано 96 индивидуальных фондов личного происхождения, наибольшее количество индивидуальных фондов открыто в муниципальном архиве г. Ноябрьска (17).
Также в архивах автономного округа открыты 43 коллекции документов личного происхождения.
По данным паспортизации Государственного архива и муниципальных архивов в Ямало-Ненецком автономном округе по состоянию на 1 января 2013 года объем документов личного происхождения составил 6 тыс. 797 единиц хранения (2,2% от общего объема документов, хранящихся в Государственном архиве и муниципальных архивах на территории Ямало-Ненецкого автономного округа). По сравнению с данными паспортизации по состоянию на 1 января 2010 года объем документов личного происхождения составлял 1,6 % от общего объема документов, хранящихся в Государственном архиве и муниципальных архивах на территории Ямало-Ненецкого автономного округа, 3,8 % от общего объема документов, хранящихся в федеральных архивах, 1,0 % от общего объема документов, хранящихся в государственных архивах субъектов Российской Федерации и 0,4% от общего объема документов, хранящихся в муниципальных архивах субъектов Российской Федерации.
Коллегия отметила значительный рост документов личного происхождения в Государственном архиве и муниципальных архивах в Ямало-Ненецком автономном округе с 2010 года.
Проведенный анализ состояния формирования архивных фондов документами личного происхождения в Государственном архиве и муниципальных архивах на территории автономного округа позволяет констатировать необходимость активизации данного направления деятельности, особенно в тех муниципальных образованиях, в которых данная работа проводиться не систематично.
Также в докладах участников заседания Коллегии отмечено о необходимости совершенствования деятельности по использованию документов личного происхождения в части написания статей, подготовки телепередач, документальных выставок.
Большая работа архивистами проведена по внесению информации в программный комплекс «Архивный фонд», но следует обратить внимание на качество введенной информации и обеспечить 100% заполнение полей.
Учитывая вышеизложенное, Коллегия решила:
I. Признать работу ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» и муниципальных архивов автономного округа по комплектованию документами личного происхождения, их учету и созданию научно-справочного аппарата удовлетворительной.
II. Поручить службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа:
2.1. Оказать практическую и методическую помощь по вопросам определения источников комплектования, осуществления приёма, учёта, описания и использования документов личного происхождения.
2.2. Издать справочник фондов личного происхождения в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе.
2.3. Включить в план работы Коллегии службы на 2014 год отдельное рассмотрение вопроса хранения, комплектования, учета и использования фотодокументов в государственном и муниципальных архивах автономного округа.
III. Поручить руководителю Государственного казенного учреждения «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа», руководителям муниципальных архивов в автономном округе:
3.1. Подготовить и представить в службу перспективные планы работы с фондами личного происхождения на период 2014-2017 годы вместе с плановыми документами на 2014 год;
3.2. Активизировать направление деятельности по использованию документов личного происхождения для написания статей, подготовки телепередач, документальных выставок.
3.3. Обеспечить надлежащее заполнение всех справочных полей к описям документов личного происхождения в программном комплексе «Архивный фонд» и ведение учетных документов на бумажном носителе в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.
3.4. Продолжить работу по заключению договоров с владельцами личных фондов, включенными в списки № 4 на 2012-2016 годы.
3.5. Составить списки потенциальных владельцев личных фондов на период 2014-2017 годы и представить в службу на согласование в срок до 3 марта 2014 года.
3.6. Активизировать работу по созданию коллекций документов владельцев личных фондов по актуальной тематике (коллекции документов руководителей исполнительной и представительной власти Ямало-Ненецкого автономного округа, органов местного самоуправления, почетных граждан, архивистов и др.).
3.7. Внедрить в деятельность архивов новые формы организации работы с владельцами личных фондов (клуб владельцев личных фондов, тематические встречи, участие фондообразователей в мероприятиях архива).
Председатель Коллегии, руководитель службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа Н.П. Головина
Секретарь Коллегии А.П. Козлова