Ц
Ц

Административный регламент исполнения службой по делам архивов ЯНАО государственной функции по созданию и организации деятельности экспертно-проверочной комиссии Службы по делам архивов ЯНАО

УТВЕРЖДЕН
приказом службы по делам архивов ЯНАО
от 28.12.2010 №109

I. Общие положения

Наименование государственной функции

1. Административный регламент исполнения службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – служба, автономный округ) государственной функции по созданию и организации деятельности экспертно-проверочной комиссии службы (далее – регламент, государственная функция) разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции, определения сроков и последовательности действий (административных процедур).

Наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа, непосредственно исполняющего государственную функцию

2. Государственную функцию исполняет служба. Служба создает и организует деятельность экспертно-проверочной комиссии (далее – ЭПК) для решения вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации на территории автономного округа во взаимодействии с Государственным архивом автономного округа, муниципальными архивами в автономном округе (далее – архивы) и экспертными комиссиями организаций - источников комплектования архивов.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих исполнение государственной функции

3. Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

  • Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);
  • приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20);
  • Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 28.12.2005 № 105-ЗАО «Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе» (Ведомости Государственной Думы Ямало-Ненецкого автономного округа, 2005, декабрь, № 11/2);
  • постановлением Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 16.04.2009 № 184-А «Об утверждении окружной целевой программы «Административная реформа в Ямало-Ненецком автономном округе на 2009-2011 годы» (Красный Север, 2009, апрель, спецвыпуск №43/1);
  • постановлением Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 02.07.2010 № 133-ПГ «О службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа» (Красный Север, 2010, июль, спецвыпуск № 86).

Описание результатов исполнения государственной функции

4. Результатом исполнения государственной функции является создание и эффективное функционирование ЭПК.

II. Требования к порядку исполнения государственной функции

5. Исполнение государственной функции осуществляется бесплатно.

Порядок информирования о правилах исполнения государственной функции

6. Информирование о порядке и процедуре исполнения государственной функции осуществляется службой:

  • посредством личного обращения;
  • посредством размещения информации на стенде и на сайте www.region-yamal.ru;
  • по телефону;
  • по письменным обращениям, направленным по почте;
  • по электронной почте, а также посредством размещения на Интернет-ресурсах органов, участвующих в исполнении государственной функции, путем размещения в сети Интернет в информационной системе «Портал государственных услуг автономного округа» http://www.pgu-yamal.ru.

7. Юридический адрес и местонахождение службы:

629008, г.Салехард, ул.Матросова, д.7, корп.1

8. График работы службы, за исключением нерабочих праздничных дней, установленных статьей 112 Трудового кодекса Российской Федерации:

понедельник

вторник – пятница

перерыв на обед

выходные дни

8.30 – 18.00

8.30 – 17.00

12.30 – 14.00

суббота, воскресенье

В день предшествующий нерабочему праздничному дню график работы службы изменяется (продолжительность рабочего дня уменьшается на один час).

9. Электронный адрес службы: arсhivе@arch.gov.yanao.ru

10. Телефоны:

приемная (34922) 2-23-05, факс: (34922) 2-41-46;

секретарь экспертно-проверочной комиссии службы:

(34922) 2-41-57, факс: (34922) 2-41-55.

11. Время личного приема заявителей должностными лицами службы (за исключением нерабочих праздничных дней и дней, предшествующих им):

руководитель службы

каждую среду месяца

с 17.00 до 18.00

первый заместитель

руководителя службы

каждый четверг месяца

с 17.00 до 18.00.

12. При ответах на телефонные звонки сотрудники службы подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты в вежливой форме информируют заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

13. В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заявителям обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное время для устного информирования (с учетом графика работы специалистов службы).

14. При информировании посредством личного обращения сотрудник службы обязан принять заявителя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы службы.

15. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заявителя.

16. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

17. Все запросы исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента регистрации поступившего в службу обращения.

Сроки исполнения государственной функции

18. Продолжительность исполнения административной процедуры по подготовке и изданию приказа службы об утверждении состава ЭПК на очередной год составляет не более пяти рабочих дней до 20 декабря текущего года.

19. Продолжительность исполнения административной процедуры по планированию деятельности ЭПК на очередной год составляет не более пяти рабочих дней с момента издания приказа службы об утверждении состава ЭПК.

20. Продолжительность исполнения административной процедуры по организации работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПК определяется датой регистрации документа в службе и датой рассмотрения документов на заседании ЭПК, но не может превышать более одного месяца.

21. Продолжительность исполнения административной процедуры по подготовке и проведению заседания ЭПК определяется:

по подготовке заседания ЭПК датой формирования повестки дня очередного заседания ЭПК и всего комплекса рассматриваемых документов секретарем ЭПК совместно с ответственными исполнителями (экспертами) и датой их передачи Председателю и членам ЭПК для изучения и участия в работе заседания ЭПК, но не позднее, чем за 5 дней до заседания ЭПК;

по проведению заседания ЭПК не более четырех часов в последнюю пятницу месяца.

22. Вид контроля и сроки предоставления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПК определяются в тексте самого решения, а в случае их отсутствия, устанавливаются Председателем ЭПК.

Требования к местам исполнения государственной функции

23. Исполнение государственной функции осуществляется по месту нахождения службы.

24. Центральный вход в здание, где находится служба, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с полным наименованием службы.

25. Территория, прилегающая к зданию, где находится служба, должна быть оборудована местами для стоянки автотранспортных средств. Доступ к местам для стоянки автотранспортных средств является бесплатным. На стоянке должно быть не менее 10 машино-мест, из них не менее одного места – для стоянки специальных транспортных средств инвалидов.

26. Прием граждан, в случае обращения по вопросам исполнения государственной функции, проводится специалистом ответственным за делопроизводство в службе, в том числе обеспечивающим прием и регистрацию почтовой корреспонденции, поступающей на рассмотрение ЭПК, без предварительной записи в соответствии с графиком работы службы, указанным в пункте 8 настоящего регламента.

27. В помещении, где находится служба для информирования граждан об исполнении государственной функции, размещается информационный стенд.

Тексты материалов, размещаемых на информационном стенде, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее №18), без исправлений, наиболее важные места рекомендуется выделять другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.

28. В помещениях, где проводится прием граждан по вопросам исполнения государственной функции, должна быть предусмотрена возможность для копирования документов.

29. Для ожидания приема гражданам отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками), писчей бумагой, ручками, бланками документов для возможности делать соответствующие записи.

30. Здание, где расположена служба, должно быть оборудовано системами кондиционирования (охлаждения и нагревания) воздуха, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

31. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.

32. Вход и выход из здания должен быть оборудован соответствующими указателями. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для граждан и оптимальным условиям работы специалистов службы.

III. Административные процедуры

Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

33. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции включает следующие административные процедуры:

1) подготовка приказа службы об утверждении состава ЭПК на очередной год;

2) планирование деятельности ЭПК;

3) организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПК;

4) подготовка и проведение заседаний ЭПК;

5) организация контроля и проверка исполнения решений ЭПК.

34. Блок-схема последовательности действий службы по исполнению государственной функции дана в приложении № 1 к настоящему регламенту.

35. Ответственность за исполнение государственной функции несет – председатель ЭПК.

Подготовка приказа службы об утверждении состава ЭПК

36. Подготовку проекта приказа службы об утверждении состава ЭПК обеспечивает ответственное должностное лицо за выполнение административной процедуры, назначенное руководителем службы.

37. Приказ службы об утверждении состава ЭПК издается ежегодно до 20 декабря текущего года.

38. В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь, члены комиссии. При ЭПК может быть создана группа экспертов.

39. Состав ЭПК может меняться с учетом кадровых изменений.

Планирование деятельности ЭПК

40. Деятельность ЭПК осуществляется на основе годового плана, организация разработки которого возлагается на секретаря ЭПК.

41. При разработке плана работы ЭПК учитываются:

основные направления развития архивного дела в автономном округе;

предложения структурных подразделений службы, организаций, граждан;

планы работы архивов.

42. Предложения к плану работы ЭПК на очередной год представляются секретарю ЭПК до 1 декабря текущего года.

43. Секретарь ЭПК составляет проект плана работы ЭПК на очередной год, согласовывает со структурными подразделениями службы, организациями и гражданами, представившими предложения к проекту плана работы ЭПК.

44. Проект плана работы ЭПК на очередной год рассматривается и утверждается Председателем ЭПК.

Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЭПК

45. Документы, представляемые на рассмотрение ЭПК, направляются в адрес службы с сопроводительным письмом, подписанным руководителем архива, с приложением необходимых документов (в зависимости от вида представляемого основного документа), перечень которых указан в приложении № 2 к настоящему регламенту.

46. Поступивший документ регистрируется специалистом, ответственным за делопроизводство в службе.

47. Зарегистрированный документ направляется на рассмотрение Председателю ЭПК.

48. Председатель ЭПК определяет ответственного исполнителя (эксперта) для подготовки заключения на документы, подлежащие рассмотрению ЭПК, и передает документы секретарю ЭПК.

49. Секретарь ЭПК:

  • проверяет комплектность и правильность оформления документов, поступивших на рассмотрение ЭПК. При выявлении в ходе проверки недостающих и неправильно оформленных документов, информирует архив, предоставивший документы на рассмотрение ЭПК. В случае если по истечении 10-и рабочих дней архив не представит в адрес службы необходимые и правильно оформленные документы, готовит уведомление с обоснованием отказа в исполнении государственной функции за подписью председателя ЭПК и не позднее 5-и рабочих дней (с момента истечения десятидневного срока ожидания) направляет его в архив по почте по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма данного архива;
  • регистрирует полученные документы в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК;
  • передает под роспись документы специалисту (эксперту) службы в соответствии с резолюцией Председателя ЭПК.

50. Специалист (эксперт) службы:

  • анализирует представленные документы и готовит заключение, а также проект решения ЭПК в виде выписки из протокола заседания ЭПК в 2-х экземплярах с момента их регистрации секретарем ЭПК для исполнения в срок не более 5-и рабочих дней, при необходимости срок рассмотрения продлевается по согласованию с председателем ЭПК;
  • при отсутствии замечаний передает секретарю ЭПК для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК заключение и проект решения ЭПК в виде выписки из протокола заседания ЭПК в 2-х экземплярах, а также документы, подлежащие рассмотрению ЭПК;
  • при наличии замечаний готовит письменное уведомление с обоснованием отказа в рассмотрении документов ЭПК на бланке ЭПК и передает через секретаря ЭПК на подпись Председателю ЭПК.

51. Председатель ЭПК подписывает уведомление с обоснованием отказа в рассмотрении документов, представленных на рассмотрение ЭПК, и передает их секретарю ЭПК.

52. Секретарь ЭПК в течение рабочего дня с момента подписания уведомления обеспечивает его направление в архив по почте.

Подготовка и проведение заседаний ЭПК

53. Заседания ЭПК проводятся в соответствии с утвержденным планом один раз в месяц (пятница последней недели месяца).

54. При большом объёме поступивших на рассмотрение ЭПК материалов, а также для рассмотрения неотложных вопросов по решению председателя ЭПК могут проводиться внеплановые заседания ЭПК.

В случае внепланового внесения вопроса на ЭПК срок предоставления материалов и проекта решения устанавливается председателем ЭПК.

55. Заседание считается правомочным, если на нем присутствует более половины членов ЭПК.

56. Полномочия ЭПК определяются положением о ней, которое утверждается руководителем службы.

57. Секретарь ЭПК:

  • знакомит с поступившими материалами от ответственных исполнителей (экспертов) председателя ЭПК за 10 дней до заседания ЭПК;
  • составляет повестку дня очередного заседания ЭПК и передает для согласования председателю ЭПК не позднее, чем за 7 дней до заседания;
  • передает повестку дня очередного заседания ЭПК и весь комплекс рассматриваемых документов членам ЭПК для изучения и участия в работе заседания ЭПК, но не позднее, чем за 5 дней до заседания ЭПК;

58. Время для докладов на заседаниях ЭПК предоставляются в пределах 15 минут, для выступлений в пределах 7 минут.

59. Выступающие на ЭПК обязаны представить секретарю ЭПК свое выступление в письменном виде или заверить своей подписью стенограмму выступления.

60. Заседание ЭПК ведет председатель ЭПК, в случае его отсутствия – заместитель председателя. В ходе заседания ЭПК члены ЭПК представляют документы в соответствии с повесткой дня.

61. Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих членов ЭПК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК. Особые мнения членов ЭПК отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

62. Заседание ЭПК протоколируется ее секретарем. Протокол дорабатывается секретарем ЭПК в течение 3 рабочих дней после проведения заседания с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании, и представляется на подпись председателю ЭПК.

63. Утверждает протокол заседания ЭПК руководитель службы.

64. После утверждения протокола заседания ЭПК руководителем службы, секретарь ЭПК оформляет выписки из протокола ЭПК и передает с документами для направления их по почте в адрес архивов специалисту ответственному за делопроизводство в службе.

65. В течение 1-го дня после проведения заседания ЭПК секретарь ЭПК проставляет штамп об утверждении, согласовании или одобрении документов.

Организация контроля и проверка исполнения решений ЭПК

66. Вид контроля и сроки представления информации (если она необходима) о выполнении решений ЭПК определяются в тексте самого решения, в случае их отсутствия устанавливаются председателем ЭПК.

67. Секретарь ЭПК по указанию председателя ЭПК организует оперативный контроль за выполнением решений ЭПК. На заседаниях ЭПК информирует членов ЭПК о ходе выполнения решений. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется руководителем службы.

68. Отчет о работе ЭПК ежеквартально представляется руководителю службы вместе с отчетом о деятельности службы.

IY. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений

69. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции осуществляется председателем ЭПК.

70. Текущий контроль осуществляется путем проведения председателем ЭПК проверок соблюдения и исполнения ответственными исполнителями (экспертами) положений настоящего Административного регламента.

71. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

Периодичность проведения плановых проверок определяется в соответствии с квартальными планами работы службы.

Проведение проверок во внеплановом порядке осуществляется в связи с конкретным обращением архивного учреждения автономного округа.

72. Для проверки полноты и качества исполнения государственной функции формируется рабочая группа, в состав которой включаются государственные гражданские служащие службы.

73. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

74. Контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав архивных учреждений автономного округа, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействия) специалистов службы, ответственных за исполнение государственной функции.

75. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав архивных учреждений автономного округа, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Версия для слабовидящих