Анализ результатов работы ЭПК за 2013 год

Приложение к анализу результатов работы ЭПК за 2013 год

В целях реализации Основных направлений развития архивного дела в Ямало-Ненецком автономном округе на 2013 год экспертно-проверочная комиссия службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее – ЭПК, служба) осуществляла свою деятельность в соответствии с планом работы, утвержденным приказом службы от 28 декабря 2012 года № 149 «Об организации работы экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа на 2013 год».

За отчетный период проведено 12 заседаний ЭПК, на которых рассмотрено 1579 документов и 56 тематических вопросов.

По итогам работы ЭПК службы за отчетный период в состав Архивного фонда Российской Федерации включено 23 418 ед. хр., из них 19 464 дела управленческой документации, 1 219 дело НТД, 1 076 ед. хр. личного происхождения и 1 659 ед. хр. фотодокументов.

I.В области комплектования ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» и муниципальных архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.

В соответствии с Основными направлениями развития архивного дела в Ямало-Ненецком автономном округе на 2013 год в части организации комплектования архивов Ямало-Ненецкого автономного округа архивными документами, на основании предложений, представленных архивами на 2013 год в установленном порядке, заместителем Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, руководителем аппарата Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа И.Б. Соколовой были утверждены Показатели основных направлений развития архивного дела в Ямало-Ненецком автономном округе; приказом службы от 29.12.2012 № 150 утверждены планы-графики предоставления документов муниципальными архивами на рассмотрение ЭПК службы на 2013 год.

За отчётный период показатель описания управленческой документации по количеству дел превысил плановое значение на 30 % и составил 130 % (фактически описано 19 464 дела при плане 15 131 дело). Количество организаций, предоставивших описи дел на рассмотрение для утверждения ЭПК службы, составляет 99,7 % от плана.

Не выполнили показатели по описанию управленческой документации:

отдел по делам архивов Администрации города Новый Уренгой в связи с отказом филиала ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Ямало-Ненецком автономном округе в городе Новый Уренгой» в сотрудничестве в области архивного дела (службой 18.12.2013 направлено письмо в адрес руководителя ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Ямало-Ненецком автономном округе», до настоящего времени ответ не получен);
отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации муниципального образования Шурышкарский район в связи с отказом ЗАО «Горковский рыбозавод» в сотрудничестве в области архивного дела (службой 08.10.2013 направлено письмо в адрес директора ЗАО «Горковский рыбозавод», до настоящего времени ответ не получен).

Дополнительно описаны документы реорганизованных организаций:

отделом по делам архивов (муниципальным архивом) Администрации муниципального образования Приуральский район:

Администрации муниципального образования Аксарковское (38 ед.хр.);
Администрации муниципального образования Харсаимское (30 ед.хр.);
Собрания депутатов муниципального образования Аксарковское (6 ед.хр.);
Собрания депутатов муниципального образования Харсаимское (16 ед.хр.);
МОУ для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей «Детский дом» (23 ед.хр.);
Приуральского районного суда (гражданские, уголовные дела) (7 ед.хр.);
департамента строительства и жилищно-коммунального комплекса Администрации муниципального образования Приуральский район (21 ед.хр.).

За отчетный период показатель описания научно-технической документации по количеству дел превысил плановое значение на 82 % и составил 182 % (фактически описано 1219 дело при плане 673 дела). Количество организаций, предоставивших описи дел на рассмотрение для утверждения ЭПК службы, составляет 80 % от плана.

За отчетный период не отложилась научно-техническая документация:

в 2-х организациях-источниках комплектования ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа»: ГУП ЯНАО «Окружной центр технической инвентаризации» (пояснительное письмо предприятия), департаменте природно-ресурсного регулирования, лесных отношений и развития нефтегазового комплекса ЯНАО (пояснительное письмо департамента);
в 1-ой организации-источнике комплектования отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации города Муравленко: МУК «Эколого-краеведческий музей г. Муравленко»;
в 1-ой организации-источнике комплектования отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации МО Шурышкарский район: МКУП «Управление капитального строительства Шурышкарского района»;
в 2-х организациях-источниках комплектования архивного отдела (муниципального архива) Администрации МО Ямальский район: Администрации муниципального образования Мыс-Каменское, МП «Ямальский застройщик» МО Ямальский район.
в 1-ой организации-источнике комплектования отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации МО Пуровский район: департамента имущественных и земельных отношений Администрации МО Пуровский район.

За отчетный период показатель описания документов личного происхождения по количеству дел превысил плановое значение на 17 % и составил 117 % (фактически описано 1076 дел 42 фондообразователей при плане 36 фондообразователя).

ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» дополнительно представил описи документов личного происхождения 6 фондообразователей.

За отчетный период показатель по описанию фотодокументов по количеству единиц хранения превысил на 30 % плановое значение и составил 130 %.

Плановые показатели описания фотодокументов значительно перевыполнены:

архивным отделом (муниципальным архивом) Администрации города Лабытнанги (400 ед.хр. при плане 200 ед.хр.);
отделом по делам архивов (муниципальным архивом) Администрации города Муравленко (103 ед.хр. при плане 60 ед.хр.);
архивным отделом (муниципальным архивом) Администрации города Салехарда (52 ед.хр. при плане 20 ед.хр.);
муниципальным архивным учреждением города Надыма и Надымского района (270 ед.хр. при плане 200 ед.хр.).

Отделом по делам архивов (муниципальным архивом) Администрации города Муравленко представлена опись фотодокументов на электронном носителе за 2012 года (1 ед.хр).

За отчётный период показатель описания документов по личному составу организаций по количеству дел превысил плановое значение на 120 % и составил 220 % (фактически описано 21 638 дел при плане 9817 дел). Количество организаций, представивших описи дел по личному составу на рассмотрение и согласование ЭПК службы превысило плановое значение на 0,2 %.

Дополнительно описаны документыпо личному составу реорганизованных организаций:

Администрации муниципального образования Аксарковское (7 ед.хр.);
Администрации муниципального образования Харсаимское (8 ед.хр.);
МОУ для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей «Детский дом» (50 ед.хр.);
Собрания депутатов муниципального образования посёлок Харп (3 ед.хр.);
департамента строительства и ЖКХ Администрации муниципального образования Приуральский район (3 ед.хр.);

архивным отделом (муниципальным архивом) администрации муниципального образования Красноселькупский район:

КМУ «Редакция газеты «Северный край» (102 ед.хр.);
архивным отделом (муниципальным архивом) администрации муниципального образования Ямальский район:
Территориальной избирательной комиссии Ямальского района (2 ед.хр.);
Управление имущественных отношений Администрации муниципального образования Ямальский район (1 ед.хр.).

За отчетный период не представили документы по личному составу:

1-ой организации-источника комплектования архивного отдела (муниципальный архив) Администрации города Губкинский: Прокуратура города Губкинский (пояснительная записка организации);
1-ой организации-источника комплектования муниципального архивного учреждения города Надыма и Надымского района: Надымская городская прокуратура (пояснительная записка организации);
1-ой организации-источника комплектования отдела по делам архивов Администрации города Новый Уренгой в связи с отказом филиала ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Ямало-Ненецком автономном округе в городе Новый Уренгой» в сотрудничестве в области архивного дела (службой 18.12.2013 направлено письмо в адрес руководителя ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Ямало-Ненецком автономном округе» до настоящего времени ответ не получен);
1-ой организации-источника комплектования отдела по делам архивов (муниципальный архив) Администрации муниципального образования Шурышкарский район в связи с отказом ЗАО «Горковский рыбозавод» в сотрудничестве в области архивного дела (службой 08.10.2013 направлено письмо в адрес директора ЗАО «Горковский рыбозавод» до настоящего времени ответ не получен).

II. В области взаимодействия архивов с организациями – источниками комплектования

Показатель предоставления номенклатур дел на согласование ЭПК службы перевыполнен на 41 % и составил 141 % (по факту 121 номенклатура при плане 86 номенклатур).

Плановые показатели представления номенклатур дел значительно перевыполнены:

ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» (27 номенклатур дел при плане 17 номенклатур дел);
архивным отделом (муниципальным архивом) Администрации города Лабытнанги (15 номенклатур дел при плане 3 номенклатуры дел).

Показатель представления инструкций по делопроизводству на согласование ЭПК службы перевыполнен на 24 % и составил 124 % (фактически 48 инструкций при плане 39 инструкций по делопроизводству);

Показатель представления положений об ЭК организаций на согласование ЭПК службы перевыполнен на 34 % и составил 134 % (фактически 47 положений об ЭК при плане 35 положений об ЭК).

Показатель представления положений об архиве организаций на согласование ЭПК службы перевыполнен на 13 % и составил 113 % (фактически 44 положений об архиве 39 положений об архиве).

За отчетный период на согласование ЭПК службы представлено описей дел по личному составу от 41 ликвидированной организации на 4 231 дело.

Важным фактором эффективности организации процесса комплектования, является срок предоставления документов на рассмотрение ЭПК службы.

Необходимо отметить, что сроки представления документов на рассмотрение ЭПК службы в 2013 году не соблюдались следующими архивами:

отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Муравленко;
отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска;
отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации муниципального образования Шурышкарский район.

В адрес глав данных муниципальных образований направлены письма об оказании содействие в представлении документов указанных организаций на рассмотрение ЭПК.

За отчетный период 15 % от общего количества поступивших на рассмотрение ЭПК службы документов были направлены на доработку по причине несоответствия требованиям к оформлению документов и наличию существенных замечаний по их содержанию.

III. В части рассмотрения вопросов о снятии с учета необнаруженных документов, пути розыска которых исчерпаны:

За отчетный период ЭПК рассмотрены акты следующих организаций – источников комплектования архивов:

«Толькинское муниципальное предприятие «Тепловодоснабжения и инженерных сетей» (3 ед.хр.);
управление по физической культуре и спорту администрации г. Муравленко (37 ед.хр.).
«Муравленковский городской узел почтовой связи Государственного учреждения Управления федеральной почтовой связи г. Муравленко Ямало-Ненецкого автономного округа Тюменской области» (7 ед.хр.).

IV. В части ведения списков источников комплектования архивов

Благодаря проведению мониторинга изменений, происходящих в источниках комплектования архивов, своевременно вносились изменения в списки источников комплектования.

За отчетный период ЭПК рассмотрены предложения архивов:

об исключении 18 организаций из списков № 1 организаций- источников комплектования архивов автономного округа (наибольшее количество исключенных из списка № 1 организаций-источников комплектования в муниципальных архивах Красноселькупского и Приуральского районах ;
о включении 6 организаций в список № 1 организаций-источников комплектования архивов автономного округа;
о внесении изменений в наименования 19 организаций списка № 1 организаций – источников комплектования архивов автономного округа.

V. В области методического обеспечения деятельности архивных учреждений автономного округа

За отчетный период ЭПК службы рассмотрены и согласованы:

Примерная номенклатура дел администрации сельского поселения;
Примерная номенклатура дел Собрания депутатов муниципального образования Ямало-Ненецкого автономного округа.

Таким образом, план работы ЭПК службы на 2013 год в целом выполнен.

В целях осуществления эффективного планирования и повышения качества оформления документов, поступающих на рассмотрение ЭПК службы необходимо:

рекомендовать ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» и муниципальным архивам Ямало-Ненецкого автономного округа активизировать работу с источниками комплектования архивов, в том числе оказывать методическую и практическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, образующихся в их деятельности, а также проведения проверки наличия и состояния документов, находящихся на временном хранении в организациях-источниках комплектования архивов;
в обязательном порядке при формировании предложений архива в планы-графики представления документов организаций-источников комплектования ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» и муниципальных архивов согласовывать сроки предоставления документов на ЭПК службы с организациями-источниками комплектования и учитывать реальное количество дел, подлежащих описанию в планируемом году;
своевременно информировать ЭПК службы о невозможности предоставления документов в запланированные сроки;
рекомендовать ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» и муниципальным архивам Ямало-Ненецкого автономного округа активизировать работу по выявлению организаций-источников комплектования архивов для наиболее полного представления отраслей в списке № 1 организаций – источников комплектования ГКУ «Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» и муниципальных архивов Ямало-Ненецкого автономного округа на 2012 -2016 годы.

Приложение к анализу результатов работы ЭПК за 2013 год